آموزش Power BI؛ ساخت گزارش فروش قابل‌بررسی برای نمونه‌کار

اولین پروژه تحلیل داده لازم نیست صدها هزار ردیف داشته باشد. برای شروع، گزارشی بسازید که بتوانید تک‌تک اعدادش را توضیح دهید. در این آموزش Power BI، با شش ردیف فروش فرضی یک گزارش محلی می‌سازیم، جمع‌ها را بررسی می‌کنیم و سپس آن را برای معرفی در نمونه‌کار آماده می‌کنیم. هدف، ساخت صفحه‌ای زیبا اما نامطمئن نیست؛ هدف این است که بدانید هر نمودار به چه پرسشی پاسخ می‌دهد.

این راهنما بر مستندات رسمی مایکروسافت تکیه دارد. داده و سناریوی آن ساختگی است و اجرای رابط برنامه در این مقاله به‌عنوان تجربه آزمایش‌شده گزارش نمی‌شود. اعداد مورد انتظار از جمع همین ردیف‌ها به دست می‌آیند؛ آن‌ها آمار یک کسب‌وکار واقعی نیستند. برای انجام تمرین به کدنویسی DAX یا اتصال به دیتابیس نیاز ندارید.

پیش از شروع: Report با Dashboard یکسان نیست

در گفت‌وگوی روزمره، هر صفحه دارای نمودار را «داشبورد» می‌نامیم؛ اما در Power BI این واژه معنای مشخصی دارد. Report را می‌توان در Desktop ساخت و ممکن است یک یا چند صفحه داشته باشد. Dashboard قابلیت Power BI service است و از کاشی‌های خلاصه تشکیل می‌شود. بنابراین خروجی این تمرین یک گزارش تعاملی با چیدمان داشبوردی است، نه Dashboard سرویس. این تفکیک در توضیح نمونه‌کار هم مهم است. منبع: تفاوت گزارش و داشبورد.

Power BI Desktop را از مسیر رسمی Microsoft Store یا Download Center دریافت کنید. نسخه ۳۲ بیتی دیگر پشتیبانی نمی‌شود؛ پیش‌نیازهای نسخه فعلی را در صفحه رسمی بررسی کنید. برای این تمرین، گزارش را روی رایانه ذخیره می‌کنیم و انتشار آنلاین بخشی از کار ضروری نیست. راهنمای رسمی دریافت Desktop.

۱. یک سؤال روشن و یک جدول کوچک تعریف کنید

فرض کنید می‌خواهید فروش دو محصول آموزشی خیالی را بر اساس کانال فروش مقایسه کنید. سه سؤال کافی است: جمع فروش چقدر است؟ سهم هر محصول از مبلغ فروش چیست؟ با انتخاب یک کانال، چه تغییری در اعداد رخ می‌دهد؟ فعلاً تاریخ، سود، تخفیف و مالیات را اضافه نکنید؛ هر مفهوم تازه، تعریف و آزمون جداگانه می‌خواهد.

داده تمرینی و معنای هر ستون

هر ردیف جدول زیر یک سفارش فرضی است. ستون OrderId شناسه است، Product نام محصول، Channel کانال ثبت سفارش و Amount مبلغ همان سفارش بر حسب واحد فرضی. اعداد Amount قیمت واقعی یا مبلغ پیشنهادی نیستند. برای جلوگیری از اشتباه در ورود، اعداد را بدون جداکننده هزارگان و بدون عبارت واحد تایپ کنید.

این جدول عمداً کوچک است: می‌توانید نتیجه را بدون اعتماد به نمودار کنترل کنید. در پروژه واقعی، ابتدا مشخص کنید هر ردیف «سفارش» است یا «قلم سفارش». اگر یک سفارش چند قلم داشته باشد، شمارش ردیف‌ها دیگر لزوماً تعداد سفارش نیست. همین تعریف ساده را در توضیحات پروژه بنویسید تا مخاطب بداند اعداد چه چیزی را اندازه می‌گیرند.

۲. داده را وارد کنید و نوع ستون‌ها را کنترل کنید

1. در Power BI Desktop از تب Home گزینه Enter data را باز کنید.
2. چهار ستون را با نام‌های جدول بسازید و شش ردیف را وارد کنید. اگر جدول را کپی می‌کنید، پیش‌نمایش را بررسی کنید؛ ردیف عنوان نباید به‌عنوان یک سفارش وارد شده باشد.
3. نام جدول را SalesDemo بگذارید. با Edit می‌توانید داده را پیش از ورود در Power Query بررسی کنید؛ Load داده را به مدل می‌آورد.

این مسیر برای جدول کوچک آموزشی مناسب است. طبق مستندات، تغییر داده‌های ساخته‌شده با Enter data در Desktop انجام می‌شود و برای نسخه آنلاین باید دوباره منتشر شود؛ آن را با فرم ثبت سفارش زنده اشتباه نگیرید. منبع: ورود مستقیم داده.

کنترل کیفیت پیش از رسم نمودار

از Transform Data برای بازکردن Power Query استفاده کنید. Product و Channel باید متن باشند و Amount برای این نمونه عدد صحیح یا Whole Number باشد. OrderId یک شناسه است؛ حتی اگر نوع آن عددی باشد، جمع آن معنای تحلیلی ندارد. در پیش‌نمایش، مقدار خالی، خطا و فاصله اضافی نام‌ها را پیدا کنید. مثلاً «آنلاین» و همان کلمه با فاصله انتهایی نباید دو گروه مستقل بسازند. حذف ردیف مشکوک را جای تشخیص علت خطا نگذارید.

Power Query ابزار آماده‌سازی داده است: می‌توانید ستون‌ها را شکل دهید و ردیف‌ها را گروه‌بندی کنید. برای این تمرین، جدول اصلی را در سطح سفارش نگه دارید؛ خلاصه‌سازی زودهنگام، امکان بررسی هر ردیف را کم می‌کند. راهنمای کارهای رایج Power Query. پس از کنترل نوع‌ها، با Close & Apply تغییرات را اعمال کنید؛ جای بعضی گزینه‌ها با نسخه برنامه فرق می‌کند. مرجع مراحل آماده‌سازی و ساخت گزارش.

۳. یک صفحه با دو نمای مکمل بسازید

به Report view بروید. یک عنوان کوتاه مانند «فروش نمونه — واحد فرضی» در بالای صفحه قرار دهید. سپس یک نمودار میله‌ای بسازید: Product دسته‌بندی و Amount مقدار آن باشد. در تنظیم خلاصه‌سازی فیلد Amount، Sum را کنترل کنید؛ Count تعداد مقدارها را می‌شمارد، نه مبلغ فروش را. نام محل قرارگیری فیلدها ممکن است با نوع نمودار و نسخه رابط تفاوت داشته باشد، اما نقش آن‌ها ثابت است: یک دسته و یک مقدار عددی.

کنار نمودار، یک نمای Table قرار دهید و Channel و Amount را در آن بگذارید؛ Amount اینجا نیز باید جمع شود. نمودار، مقایسه محصول‌ها را سریع نشان می‌دهد و جدول، عدد دقیق هر کانال را در دسترس می‌گذارد. از آموزش رسمی ساخت گزارش می‌توانید برای یافتن بوم، عنوان، نمودار و گزینه ذخیره کمک بگیرید.

فعلاً نمودار دایره‌ای، نقشه یا جلوه‌های اضافی نگذارید. برای این شش ردیف، دو نمایش ساده پاسخ کافی می‌دهند. رنگ محصول «وب» را در همه نماها یکسان انتخاب کنید، عنوان محور مبلغ را روشن بنویسید و از واحدهای مبهم مثل K در نسخه آموزشی پرهیز کنید. هدف این است که خواننده برای فهمیدن ۱۴۰۰ و ۱۶۰۰ مجبور به حدس‌زدن مقیاس نشود.

۴. فیلتر تعاملی اضافه کنید و اثر آن را ببینید

یک Slicer روی بوم بسازید و Channel را به آن بدهید. حالت فهرستی برای دو کانال خواناتر از یک کنترل پیچیده است. Slicer انتخاب کاربر را روی صفحه نشان می‌دهد و به‌طور پیش‌فرض سایر نماهای گزارش را فیلتر می‌کند. اگر یک نمودار تغییر نکرد، ابتدا آن را خطای داده فرض نکنید؛ تعامل بین نماها را هم بررسی کنید. منبع: Slicer و تعامل نماها.

در این تمرین هر دو نمایش باید از انتخاب کانال اثر بگیرند. اگر لازم شد، Slicer را انتخاب کنید و از Format و Edit interactions وضعیت فیلتر هر نما را ببینید. برای کاربردهای بعدی شاید عمداً یک نمودار را مستقل نگه دارید؛ آن وقت باید این تصمیم را در عنوان یا توضیح صفحه به مخاطب بگویید. فیلتر پنهان یا تعامل نامشخص می‌تواند گزارش درست را هم گمراه‌کننده کند.

۵. گزارش را با پاسخ‌های از پیش معلوم بررسی کنید

پیش از زیباسازی، انتخاب نمودارها و فیلترها را پاک کنید و اعداد را با جدول ورودی تطبیق دهید. پاسخ‌های زیر فقط متعلق به همان شش ردیف ساختگی‌اند. اگر عددی متفاوت بود، تا یافتن علت آن ادامه ندهید؛ تغییر قالب عدد، خطای محاسبه را اصلاح نمی‌کند.

• اگر جمع کل ۶ شد، احتمالاً Count را به‌جای Sum انتخاب کرده‌اید.
• اگر یکی از کانال‌ها دو بار دیده می‌شود، املا و فاصله‌های آن را در داده ورودی بررسی کنید.
• اگر پس از پاک‌کردن Slicer هنوز عدد محدود است، انتخاب خود نمودار و فیلترهای سطح نما یا صفحه را کنترل کنید.
• اگر مبلغی کم یا زیاد است، شش ردیف را با ورودی تطبیق دهید؛ حذف یک سفارش یا ورود دوباره آن را با میانگین‌گیری پنهان نکنید.

برای توضیح تحلیل، بنویسید: «در این نمونه، محصول داده جمع فروش بیشتری دارد، اما در کانال آنلاین محصول وب بالاتر است.» این جمله به دو حالت مشخص اشاره می‌کند. از آن نتیجه نگیرید که یکی از محصول‌ها در بازار واقعی محبوب‌تر است؛ نمونه ساختگی نه نماینده بازار است و نه تعداد مشتری واقعی را نشان می‌دهد.

۶. نمونه‌کار را قابل توضیح تحویل دهید

فایل گزارش را با نامی روشن مثل SalesDemo.pbix ذخیره کنید. کنار آن یک توضیح کوتاه نگه دارید: سؤال پروژه، ساختگی‌بودن داده، معنای هر ردیف، واحد مبلغ، سه آزمون و محدودیت‌ها. تصویر صفحه به‌تنهایی کافی نیست؛ کسی که نمونه‌کار را می‌بیند باید بفهمد چرا این دو نما انتخاب شده و چگونه صحت عددها کنترل شده است.

برای معرفی کوتاه، یک بار حالت بدون فیلتر و یک بار انتخاب «آنلاین» را نمایش دهید. هنگام ضبط، پنجره‌های شخصی و اعلان‌ها را ببندید. اگر به راهنمای تدوین نیاز دارید، آموزش ساخت ویدیوی معرفی پروژه با کپ‌کات مکمل این مرحله است. برای مرحله بعدی تحلیل داده، راهنمای پرس‌وجوهای SQL کمک می‌کند سؤال‌های مشابه را روی داده جدولی بیان کنید.

انتشار عمومی، دکمه ذخیره نیست

ذخیره فایل محلی، انتشار در سرویس و Publish to web سه تصمیم متفاوت‌اند. گزینه Publish to web گزارش را بدون احراز هویت در اینترنت قابل مشاهده می‌کند و خطر فقط نمودارهای روی صفحه نیست؛ داده زیربنایی مدل نیز ممکن است در دسترس قرار گیرد. از فایل مشتری، فهرست اشخاص یا اطلاعات محرمانه برای تمرین عمومی استفاده نکنید. داشتن لینک غیرقابل حدس یا پنهان‌کردن یک ستون، کنترل دسترسی نیست. فعال‌بودن این امکان نیز به مجوز و سیاست سازمان وابسته است. هشدار رسمی انتشار عمومی.

برای نخستین نمونه‌کار، نمایش محلی یا ویدیوی داده ساختگی کفایت می‌کند؛ مجبور نیستید صرفاً برای داشتن یک لینک، فایل را عمومی کنید. اگر گزارش را به شخص دیگری تحویل می‌دهید، درباره داده‌های داخل فایل و اجازه بازنشر آن توافق روشن داشته باشید.

پرسش‌های متداول

آیا برای این تمرین به حساب Power BI نیاز دارم؟

برای ساخت و ذخیره گزارش محلی در Power BI Desktop، مسیر این تمرین به انتشار در سرویس وابسته نیست. انتشار و اشتراک‌گذاری آنلاین شرایط حساب، مجوز و سیاست سازمان را دارد.

چرا به‌جای مجموع فروش عدد ۶ نمایش داده می‌شود؟

احتمالاً فیلد Amount به‌صورت Count خلاصه شده است. نوع داده عددی و گزینه Sum را بررسی کنید؛ در نمونه بدون فیلتر، جمع فروش باید ۳۰۰۰ واحد فرضی باشد.

آیا این خروجی Dashboard است؟

از نظر اصطلاح رسمی Power BI، خروجی ساخته‌شده در Desktop یک Report است. Dashboard در Power BI service ساخته می‌شود؛ حتی اگر صفحه گزارش ظاهری شبیه داشبورد داشته باشد.

می‌توانم فایل فروش مشتری را برای نمونه‌کار منتشر کنم؟

بدون مجوز صریح و بررسی همه داده‌های داخل مدل، خیر. از داده ساختگی یا داده‌ای با مجوز انتشار عمومی استفاده کنید؛ پنهان‌کردن ستون‌ها جای حفاظت از داده را نمی‌گیرد.

جمع‌بندی

یک گزارش کوچک وقتی ارزش آموزشی دارد که ورودی، تعریف شاخص و نتیجه‌اش روشن باشد. در این پروژه، ورود داده، کنترل نوع ستون‌ها، دو نمای مکمل و یک فیلتر را تمرین می‌کنید؛ سپس با سه جمع معلوم، خطاهای رایج را پیدا می‌کنید. بعد از درست‌شدن این چرخه، داده بزرگ‌تر و مدل چندجدولی را اضافه کنید، نه پیش از آن.

همین حالا شش ردیف نمونه را وارد کنید و پیش از تغییر رنگ نمودارها، سه آزمون جمع فروش را انجام دهید.